Selfhosted

• Ich nutze es allein

• Workflow:

1. Brief öffnen und lesen.
2. Entscheiden, ob er überhaupt archiviert werden sollte und wenn ja, ob digital reicht oder das Original behalten werden soll.
3. Wenn digital nicht reicht und ich das Original behalten möchte, schreibe ich mit einem Grünen Stift die ASN oben rechts auf das erste Blatt. ASN steht für Archiv Seriennummer und wird pro Dokument (nicht pro Blatt) um 1 inkrementiert. Dafür nehme ich einen Grünen Stift, weil grün selten in Dokumente verendet wird und somit später leicht zu erkennen ist. Rechts oben, damit es an einer einheitlichen Stelle ist und auch beim Blättern des Ordners leicht sichtbar ist. Wenn das Original nicht archiviert werden soll, erhält es natürlich keine ASN.
4. Ich scanne es mit meinem Canon MF443 ein. Der Scanner macht gleich das OCR, weil ich es besser finde, als das OCR von Paperless (zumindest, als ich vor einem jahrgetestet habe). Der Scanner legt die PDF im Consumtion-Verzeichnis ab.
5. Wenn das Original behalten werden soll, wirs es Archhiviert. Ich habe drei Ordner: Einen für Dokumente, die nicht gelocht werden sollen oder nicht A4 sind. In diesem Ordner wird alles in Folien gelagert. Dazu einen Ordner für Dokumente, die nur mich betreffen und einen für Dokumente, die mich und meine Freundin betreffen. Wenn ein Dokument mehrere Seiten enthält, wird es getackert.
6. Falls das Original nicht behalten werden muss, wird es entsorgt bzw. geschreddert.
7. Wenn ich irgendwann Zeit und Lust habe, öffne ich Paperless und gehe die Inbox durch. Dabei werden die Metadaten wie Titel etc. der neuen Dokumente überprüft bzw. festgelegt. Dabei erhalten sie außerdem einen Tag in welchem Ordner sie sein sollten, also im Folien-, gemeinsamen- oder privaten-Ordner.

• Als ich angefangen habe, habe ich alle Dokumente aus meinen Ordnern zu Paperless gebracht. Ich bin aber Recht Jung (23) und habe zuvor nur wirklich wichtige Sachen in Ordnern organisiert, sodass die Digitalisierung nur wenige Stunden gedauert hat. Um deine Frage also zu beantworten blieb nichts, wo es war und und alles ist zu Paperless gekommen

Läuft bei mir in Docker auf einer Synology NAS. Idle braucht das Ding nur einen winzigen Bruchteil an Ressourcen. Sobald du aber Dokumente einfügst, auf die noch OCR laufen muss, geht die CPU auf 100%.

Ich Hoste es auf einem Banana-Pi M2+. Paperless-ngx braucht Rechenleistung hauptsächlich um Dokumente beim Einspeisen auszuwerten, aber das kann auch einfach über Nacht gemacht werden, wenn man eine lange Schlange hat. Viel Rechenleistung braucht es also nicht.