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Suche Online Dokumentenverwaltung (lemmy.world)

submitted 1 year ago* (last edited 1 year ago) by [email protected] to c/[email protected]

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Hi,

ich möchte meine Zettelwirtschaft umstellen auf eine digitale Dokumentenverwaltung, am Besten per App, aber auch mit Möglichkeit, die Belege am Rechner zu verwalten. Ich würde gerne alle Belege und Dokumente schnell abfotografieren können und mit Schlagworten versehen können. Habt ihr einen Tipp? Probiere bisher Dokublick von Buhl aus, aber bevor ich wirklich die Arbeitszeit investiere, würde ich gerne noch Alternativen sichten.

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[–] [email protected] 9 points 1 year ago

Ich hab auch mit Dokumentenverwaltungssystemen dafür experimentiert.

Letztendlich war es mir zu aufwändig Schlagworte einzupflegen. Ich brauche die meiste Zeit für die Ablage und brauche sehr selten Zugriff auf abgelegte Dokumente. Deshalb hab ich den Aufwand für die Ablage optimiert.

Meine Lösung ist mittlerweile seit einigen Jahren:

Fortlaufende Nummer mit Paginierstempel aufbringen
Mit einem Dokumentenscanner scannen und als PDF auf dem NAS in einem Eingangsordner ablegen, das macht der Scanner automatisch
Papier numerisch geordnet wegheften
Ca ein mal im Jahr den Eingangsordner durchgehen und in Jahresordner/Kategorie schieben

Digital durchsuchen geht vergleichsweise schnell manuell, dafür flip ich im macOS Finder durch ein Verzeichnis.

Das passt für mich für eine niedrige dreistellige Anzahl von Dokumenten pro Jahr.